Несколько советов о том, как правильно вести переговоры с партнерами посредством видеоконференцсвязи, чтобы результаты переговоров были не менее успешными, чем при личной встрече.

С появлением и активным развитием видеоконференцсвязи (ВКС) мировая бизнес-общественность уверенно переходит на виртуальную схему деловых переговоров. С появлением систем ВКС у бизнеса появилась уникальная возможность объединять различные бизнес-группы на любом расстоянии, без лишних затрат времени и средств на организационную часть и переезды, в одну деловую конференцию (встречу).

Успешный бизнес — это прежде всего успешные договоренности. Чтобы слаженно вести переговоры посредством видеоконференцсвязи и достигнуть максимально эффективного результата сотрудничества, необходимо знать общепринятые правила и нормы делового общения на расстоянии.

Подготовка

К переговорам посредством видеоконференцсвязи стоит готовиться также тщательно, как и к личной встрече с партнерами. Коммуникационные процессы должны проходить максимально естественно, поэтому подготовьтесь к переговорному процессу заранее. «Для этого заблаговременно пригласите участников будущей конференции, сообщите им тему, дату, время проведения и программу будущей встречи (конференции). Заранее подготовьте все необходимые материалы, включая документы и презентации, которые хотите продемонстрировать в рамках конференции», — отмечают в компании TrueConf.

Подключите необходимые устройства и убедитесь в их работоспособности (камеры, спикерфоны, экран и, в случае необходимости, прочие технические средства). Параллельно с этим рекомендуем вам отключить лишнее программное обеспечение, которое не используется на момент проведения конференции и задействует значительные технические ресурсы.

Ознакомьтесь с набором функциональных клавиш вашей системы ВКС, а также ознакомьте с ним участников конференции. Перед самым началом сеанса видеоконференцсвязи минимизируйте внешние звуки (выключите мобильные устройства, закройте окна в переговорной комнате и пр.). Проведите тестовую видеоконференцию внутри вашей организации и еще раз убедитесь, что все готово для ее начала.

Пунктуальность

Активируйте видеоконференцию за 30 минут до начала мероприятия и дайте возможность участникам подключиться заранее. Сеанс видеоконференцсвязи начните вовремя, согласно заранее оговоренному времени. Убедитесь, что все следят за ходом встречи, проверьте наличие связи. Ведущий конференции должен всех поприветствовать и представиться в начале. После приветствия необходимо известить всех о регламенте и плане выступления, а также о том, что ведется запись конференции, в случае активации данной функции.

Регламент

Видеокамеру необходимо разместить над экраном воспроизведения в переговорной комнате, а микрофон или спикерфон на столе с участниками. В случае удаленного участия посредством использования персонального компьютера, установите веб-камеру над монитором.

При общении с помощью видеоконференцсвязи смотрите на экран и говорите согласно установленному регламенту. На переговорах не принято перебивать выступление партнеров или коллег. После изъяснения позиции оппонентами можно задать уточняющие вопросы. Если у вас все-таки есть необходимость уточнить какую-либо деталь в ходе выступления, воспользуйтесь функцией «поднять руку». Таким образом вы информируете всех о том, что у вас есть вопрос или дополнение.