Новини / Бізнес / Коли електронний документ переможе паперовий?
13 листопада 2012, 09:36
Розмір шрифта: А А А

Коли електронний документ переможе паперовий?

Коли електронний документ переможе паперовий?, преса, документообіг, електронний документ, папір
Коли електронний документ переможе паперовий?

Світ швидко змінюється, газети і журнали переходять на електронний формат, блокноти і записні книжки замінюють смартфони і планшети.

На цьому тлі корпоративне і державне управління залишається поки найбільшим «пожирачем» паперу. Досить сказати, що на одного американця припадає в рік «виробництво» майже 12 000 сторінок офісних документів, а в державні та корпоративні архіви США щорічно додається на зберігання 4 млрд. сторінок.

Останнім часом ми багато говоримо про електронні документи. У всьому світі і в нашій країні приймаються закони та інструкції, зрівнюють електронний документ із своїм паперовим «близнюком». Сучасні інформаційні системи, які створює ГК АйТі, відкривають величезні можливості по організації «безпаперового» офісу. Юридично значимий електронний управлінський документообіг, обмін з контрагентами електронними договорами та рахунками-фактурами, електронний архів, «хмарні» системи електронного документообігу — все це ми пропонуємо вже сьогодні!

Так давайте розберемося, що ж таке електронний документ?

Звичайно, не можна плутати електронний документ з інформацією в електронному вигляді. Документ завжди чийсь, він комусь належить — значить, для нього характерно авторство, прив‘язка до юридичній або фізичній особі. А ще у нього є ідентифікатор. Практично в будь-яких бізнес-процесах документ є основою ефективної операційної діяльності, адже одне з його головних властивостей — здатність значно швидше паперу переносити інформацію. Прискорення інформаційних потоків безпосередньо впливає на ефективність бізнесу. Тому там, де інформації багато, а швидкість критична (банки, транспорт) — електронні документи вже давно і грунтовно прижилися, а в галузях, де висока інерція (наприклад, держпослуги), — процес впровадження цього корисного «нововведення» тільки розпочався.

Втім, використання електронного документа викликає і нові проблеми. Наприклад, зберігання. Зберегти документ на жорсткий диск в комп’ютері або на флешку легко — з цим справляються і маленькі діти. Проблема в іншому — ніхто достеменно не знає, що станеться зі звичним сьогодні носієм інформації через кілька років. Спробуйте-но сьогодні прочитати файл з 5-дюймової дискети!

Не менш важливим завданням при зберіганні електронного документа є можливість його адекватного візуального представлення — поряд з «залізом» має тенденцію морально застарівати і «софт», а з ним і формати електронних документів.

Тому доцільно використовувати спеціальні електронні архіви. У них набагато простіше і дешевше проводити централізовану міграцію електронних документів на нові носії інформації, зберігати можливість роботи зі старими сертифікатами ЕЦП, перетворювати формати документів і т.п.

Але, напевно, найважливіше з того, що дає організації перехід до електронних документів — це можливість робити видимим, зберігати і примножувати інтелектуальний капітал.

Знання співробітників відображаються в створюваних ними документах. Електронні документи роблять значно більш простим повторне використання цих знань, дозволяють здійснювати пошук експертів всередині організації та за її межами. Аналіз семантики і топології потоків електронних документів — новий підхід до менеджменту організації в епоху економіки знань.

Так чому ж ми все ще не перейшли на електронні документи? У середині 80-х я прочитав книгу одного з основоположників радянської кібернетики академіка В.М. Глушкова «Основи безпаперової інформатики» і описані в ній перспективи безпаперового управління сильно вразили мене. Напевно, тому однією з перших розробок АйТі на початку 90-х стала система електронного документообігу. Коли пройшли перші впровадження нашої системи, я дуже здивувався, дізнавшись від замовників, що кількість споживання паперу в офісі не тільки не знизилася, а навіть зросла. Я зацікавився, подивився світову статистику і виявив, що в розвинених країнах пік споживання паперу в офісах припав на 1995-1996 рр.. — Час масової інформатизації управлінських процесів. І лише потім, в міру впровадження зрілих інформаційних систем і процесів споживання паперу починало неухильно знижуватися.

Виходить, що на початку масової інформатизації управління техніка вже нова, сучасна, що дозволяє легко друкувати багато документів, а бізнес-процеси зберігаються старі, орієнтовані на паперовий документообіг. І лише через кілька років, коли самі процеси будуть переорієнтовані на нові безпаперові технології, починається реальний перехід до широкого використання електронних документів. Сьогодні Росія перебуває в стадії переходу від «безпаперових технологій» до безпаперових бізнес-процесів. Так що найближчим часом і ми з вами станемо свідками втішної для всіх екологів картини швидкого зниження споживання паперу в державному та корпоративному управлінні. 

ВКонтакте Buzz Live journal Facebook Twitter

Знайшли помилку в тексті? Виділіть її мишою і натисніть CTRL+Enter
Лист у редакцію
Ви не авторизувались.
Якщо у вас вже э обліковий запис ВКурсе.ua, увійдіть або зареєструйтесь.
ваш коментар:

Читайте також:

В Україні вперше зареєстрували житловий будинок повністю онлайн

13 травня 2017, 16:02

Скасування печаток: можливі ризики

24 квітня 2017, 09:26

Кабмін змінив процес техогляду автомобілів

14 березня 2017, 19:40

Українців змушують повертати субсидії: варто знати

8 березня 2017, 19:26

Останні новини за сьогодні: