Кілька порад про те, як правильно вести переговори з партнерами за допомогою відеоконференцзв‘язку, щоб результати переговорів були не менш успішними, ніж під час особистої зустрічі.

З появою й активним розвитком відеоконференцзв’язку (ВКЗ) світова бізнес-громадськість впевнено переходить на віртуальну схему ділових переговорів. З появою систем ВКС у бізнесу з‘явилася унікальна можливість об’єднувати різні бізнес-групи на будь-якій відстані, без зайвих витрат часу та коштів на організаційну частину й переїзди, в одну ділову конференцію (зустріч).

Успішний бізнес — це насамперед успішні домовленості. Щоб злагоджено вести перемовини за допомогою відеоконференцзв‘язку та досягти максимально ефективного результату співпраці, необхідно знати загальноприйняті правила і норми ділового спілкування на відстані.

Підготовка

До переговорів за допомогою відеоконференцзв’язку варто готуватися так само ретельно, як і до особистої зустрічі з партнерами. Комунікаційні процеси повинні проходити максимально природно, тому підготуйтеся до переговорного процесу заздалегідь. «Для цього завчасно запросіть учасників майбутньої конференції, повідомте їм тему, дату, час проведення та програму майбутньої зустрічі (конференції). Заздалегідь підготуйте всі необхідні матеріали, включаючи документи та презентації, які хочете продемонструвати в рамках конференції», — відзначають в компанії TrueConf.

Підключіть необхідні пристрої й переконайтеся в їх працездатності (камери, спікерфони, екран і, в разі необхідності, інші технічні засоби). Паралельно з цим рекомендуємо вам вимкнути зайве програмне забезпечення, яке не використовується на момент проведення конференції та задіює значні технічні ресурси.

Ознайомтеся з набором функціональних клавіш вашої системи ВКЗ, а також ознайомте з ним учасників конференції. Перед самим початком сеансу відеоконференцзв‘язку мінімізуйте зовнішні звуки (вимкніть мобільні пристрої, закрийте вікна в переговорній кімнаті та ін.). Проведіть тестову відеоконференцію всередині вашої організації та ще раз переконаєтеся, що все готове для її початку.

Пунктуальність

Активуйте відеоконференцію за 30 хвилин до початку заходу і дайте можливість учасникам підключитися заздалегідь. Сеанс відеоконференцзв’язку почніть вчасно, згідно заздалегідь обумовленим часу. Переконайтеся, що всі стежать за ходом зустрічі, перевірте наявність зв‘язку. Ведучий конференції повинен всіх привітати і відрекомендуватися на початку. Після привітання необхідно сповістити всіх про регламент та план виступу, а також про те, що ведеться запис конференції, у разі активації цієї функції.

Регламент

Відеокамеру необхідно розмістити над екраном відтворення в переговорній кімнаті, а мікрофон або спікерфон на столі з учасниками. У випадку дистанційної участі за допомогою використання персонального комп’ютера, встановіть веб-камеру над монітором.

При спілкуванні за допомогою відеоконференцзв'язку дивіться на екран і говоріть згідно з встановленим регламентом. На перемовинах не прийнято перебивати виступ партнерів або колег. Після пояснення позиції опонентами можна задати уточнюючі питання. Якщо у вас все-таки є необхідність уточнити якусь деталь в ході виступу, скористайтесь функцією «підняти руку». Таким чином ви інформуєте всіх про те, що у вас є питання чи доповнення.